ADMINISTRACIÓN

Adquisición de Insumos para la Producción
La adquisición de insumos para la producción futura de bienes y/o servicios es una etapa fundamental dentro del proceso productivo a la cual no siempre se le da la importancia debida. Esto puesto que, los énfasis están dados en la producción misma y no en los componentes necesarios para que esta se produzca.
Con todo, este proceso conlleva una serie de etapas, entre las que destacan la cotización de precios de productos con su respectiva documentación, sumado a las posteriores emisiones de orden de compra y nota de venta por parte de los compradores y vendedores respectivamente.
Entre los documentos necesarios para iniciar un proceso de compraventa encontramos: la cotización, la orden de compra y la nota de pedido (o nota de venta), cuyas formalidades y características se presentan a continuación.

a.La Cotización: en términos simples es el documento a partir del cual se puede establecer la comparación de precios y cualidades de un producto. Es emitida por el potencial vendedor hacia sus potenciales clientes, con el fin de prestarles un mejor servicio a estos.
Cabe destacar que la cotización no es un documento obligatorio, por lo cual puede ser emitido en las copias que la empresa estime conveniente, ya que no materializa las operaciones de compraventa.
Una cotización en términos generales puede contener:
 Identificación de las partes, nombre o razón social, RUT, domicilio
 Numeración correlativa de la cotización
 Giro de las partes
 Fecha de la cotización
 Duración de la cotización
 Detalle y precios de los productos
 Firma de las partes

b. La Orden de Compra: es un documento cuya emisión no es obligatoria (al igual que la cotización), pero que es utilizada por las empresas para ordenar las operaciones relativas a la compra de insumos para la empresa. Este documento de número de copias variables es emitido siempre por la empresa compradora. Cabe destacar que la orden de compra es emitida con posterioridad a la realización de la cotización.
Una orden de compra en términos generales puede contener:
 Identificación de las partes, nombre o razón social, RUT, domicilio
 Numeración correlativa de la orden de compra
 Giro de las partes
 Fecha de la cotización
 Duración de la cotización
 Detalle y precios de los productos
 Firma de las partes

c. La nota de Venta: al igual que la cotización y la orden de compra, su emisión no es obligatoria, por lo tanto, es variable en el número de copias. La nota de venta es emitida por el potencial vendedor para facilitar el pedido que el comprador requiere, es por ello que se le denomina nota de pedido, conteniendo las mismas especificaciones que los anteriores documentos.

Existen diversas formas de cancelar los insumos que se necesitan adquirir: en efectivo, con letras o bien con cheques. En el primero de los casos la situación es más sencilla puesto que solo se necesitan de los comprobantes para efectuar la transacción. En el caso de las letras de cambio y los cheques la situación requiere de documentación extra.

Forma de pago documentario: el cheque.
En términos simples el cheque es una orden escrita y girada contra un banco (denominado técnicamente librado) para que este pague la totalidad de los valores monetarios contenidos en el.
El cheque presenta una serie de formalidades que van desde su estructura y tipología hasta sus fechas de emisión y cobro, además posee tal fuerza legal que el uso indebido de este documento pueda ser constitutivo de delito punible con cárcel.
Dentro de las particularidades del cheque encontramos que en el intervienen tres personas sean estas naturales o jurídicas entre las cuales destacan: el librador o girador que es la persona que emite o gira el documento, el librado o girado, quién es nada menos que el banco que debe pagar el documento, y finalmente, el beneficiario del documento que también recibe los nombres de tenedor o tomador.
Otro aspecto importante de señalar son los plazos para cobrar el documento.
A.- 60 días: para cheques girados y cobrados en la misma plaza.
B.- 90 días: para cheques girados en una plaza y cobrados en otra.
C.- 365 días: para todo documento girado en moneda extranjera.


Tipología del Cheque
El cheque presenta una estructura única que puede ser modificada a partir de su confección lo que le entrega diversas funcionalidades y usos.

A.- Cheque al portador: como su nombre lo indica este documento puede ser cobrado por quién lo porte, es decir, quién presente el documento en la ventanilla del banco. Esto, puesto que, las frases “la orden de” o “al portador”, no se encuentran tachadas.

B.- Cheque a la orden: este tipo de cheque puede ser endosado a una tercera persona por parte del beneficiario del mismo, lo que se denomina técnicamente “endoso traslaticio de dominio”, ya que en su anverso presenta tachada la frase “o al portador” y abierta la frase la orden de, lo que permite que el documento se pague al beneficiario o a quién este ordene.
El endoso es la firma al dorso del cheque por la que el beneficiario lo transfiere en dominio, lo entrega en cobro o lo constituye en prenda.Todo endoso debe ser firmado por la persona que lo extiende y la firma hecha por mandato de otro debe indicar esa circunstancia. Ahora bien, las personas jurídicas que endosen cheques deben completar el endoso con la expresión "por poder" o "p.p" e indicar claramente el nombre de la empresa o institución. Los cheques que no cumplan con este requisito deberán protestarse por endoso incompleto.

C.- Cheque nominativo: este tipo de cheque solo puede ser cobrado por la persona que aparece individualizada o nominada en el, ya que en su anverso aparecen las frases “la orden de” y “o al portador”, tachadas según se ve. Por la seguridad que representa, es el cheque más utilizado en la realización de pagos.

D.- Cheque cruzado: este tipo de cheque es utilizado mayoritariamente para depósito ya sea para el pago de insumos los cuales son depositados en cuenta corriente o en una cuenta vista bancaria o bien para el pago por parte de las empresas de los salarios de sus trabajadores. Presenta la particularidad de tener dos líneas paralelas cruzadas en su anverso, además de que las frases “la orden de” y “o la portador”, se encuentran tachadas.
Ahora bien, el cheque tanto al portador, a la orden, como nominativo, admite cruzamiento. Es decir, el cheque no obstante estar cruzado puede pasar a poder de otras personas por la simple entrega, si es al portador, o por endoso, si es a la orden; pero quienquiera que sea el último tenedor, no puede cobrarlo por sí mismo, sino que tiene que valerse para ello de algún banco, si el cheque está cruzado en general, o del banco designado, si está cruzado en especial.
En todo caso, no puede eliminarse la condición de "cruzado" de un cheque, ya que la Ley de Cuentas Corrientes Bancarias y Cheques prohíbe expresamente al portador borrar o alterar las líneas transversales e indicaciones del cheque cruzado.

Protesto de cheques
El protesto de un cheque es un acto solemne cuyo objeto consiste en dejar testimonio de que el documento presentado a cobro no a sido pagado.
La ley no señala las situaciones que podrían originar la falta de pago, por lo que la Superintendencia ha establecido un orden de prioridades que los bancos deben respetar al proceder al protesto de un cheque.
Dichas causales son:
1. Causales de forma.
2. Caducidad del cheque.
3. Orden de no pago.
4. Falta de fondos o cuenta corriente cerrada.

Si al cobrarse un cheque no existen fondos para pagarlo, debe ser protestado.
Cuando un cheque es presentado a cobro en el banco y no existen fondos para pagar íntegramente el monto que indica o la cuenta está cerrada, éste debe ser protestado y el banco debe informar de este hecho al Boletín de Informaciones Comerciales.
Luego de que el banco levante un Acta de Protesto, se entrega el documento protestado al cliente que lo presentó para que éste intente conseguir el pago con quien se lo entregó. Una vez que se cumpla el trámite y el cheque protestado es devuelto a la persona que giró el cheque que no fue pagado, ésta debe concurrir al Boletín para aclarar la situación.
Allí debe presentar el documento original con la respectiva acta de protesto adjunta con el fin de que sea eliminado del registro, previo pago de la tarifa correspondiente.

PAGARÉ Y LETRAS DE CAMBIO
Pagaré
Es un contrato entre dos personas, naturales o jurídicas, en la que la parte cedente entrega una cantidad de dinero a cambio de un pago (tasa de interés) que la otra parte, la aceptante del dinero servirá al cabo del tiempo establecido. Cuando el aceptante paga el monto de los intereses, debe también cancelar el capital que recibió. Para certificar que la operación de pago se ha realizado, el documento se rompe quedando una parte para cada uno.
Para que un pagaré tenga validez legal debe reunir los siguientes requisitos:
• Denominación de pagare inserta en el documento.
• Promesa de pagar una cantidad determinada en pesos o en moneda extranjera.
• Lugar de pago
• Nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago o a cuya orden se ha de efectuar
• Fecha y lugar en que se firmen
• Fecha en que se emite el título
• Indicación del vencimiento, si el vencimiento está en blanco se considera pagadero a la vista.
• Firmante, quien asume los papeles que en la letra corresponde al librador (emite)y librado (paga)
• Lugar de emisión.
• Al portador. Cabe la posibilidad de emitir pagarés al portador y a estos no son aplicables las normas de la ley cambiaria.

Letra de cambio
Podemos definir la letra de cambio como un título de crédito que contiene la orden, no sujeta a condición, de pagar una cantidad determinada o determinable de dinero, en la época fijada en ella o a su presentación a la vista, que obliga a cumplirla para con el beneficiario designado o a su orden o con el portador legítimo, al aceptante, al librador, a quienes le hayan hecho circular por endoso traslaticio y a los que garanticen su pago por alguno de los nombrados.